Le Raccomandazioni hanno
avuto un focus prevalentemente sulla conduzione dell’esercizio di autovalutazione, sulla metodologia adottata per stimare il rischio inerente, la solidità dei presìdi e il conseguente rischio residuo e sui flussi informativi aventi l’obiettivo di condividere con gli organi gli esiti delle valutazioni. L’Autorità ha evidenziato la necessità che nell’esercizio di autovalutazione siano coinvolte risorse aventi profili professionali diversificati, al fine di implementare la completezza, l’oggettività e la qualità dei risultati. Inoltre, è molto importante che partecipino al processo le altre funzioni di controllo (risk, compliance), al fine di arricchire la qualità dell’analisi e accrescere il livello di integrazione dell’esercizio nel complessivo sistema dei controlli interni.
Per garantire che il processo si svolga con precisione e con adeguata qualità, agli intermediari viene richiesto di specificare con esattezza le funzioni aziendali coinvolte, l’iter procedurale dell’esercizio, le vulnerabilità e il rischio residuo, le fonti informative esterne, gli strumenti e gli applicativi di supporto, i presìdi di controllo e di revisione attivati.
Per quanto attiene alla metodologia, le raccomandazioni più importanti comunicate dall’Autorità hanno riguardato: l’uso di dati quantitativi, per ancorare il procedimento ad una maggiore oggettività e tracciabilità, l’automatizzazione delle procedure finalizzate al calcolo del rischio inerente e la definizione di specifiche aree per valutare con precisone le vulnerabilità, così da rendere più immediate ed efficaci le azioni di rimedio eventualmente necessarie.
Al fine di accrescere ulteriormente la qualità dell’iter di autovalutazione, viene indicata come essenziale l’adozione di adeguati strumenti volti a garantire un’elevata qualità dei dati utilizzati ai fini dell’autovalutazione antiriciclaggio e l’acquisizione strutturata di giudizi e report di valutazione delle funzioni aziendali di controllo, anche al fine di monitorare costantemente l’andamento delle eventuali misure correttive adottate. Tra le funzioni citate, rientra anche la funzione di revisione interna, che deve condurre verifiche periodiche sull’esercizio di autovalutazione antiriciclaggio.
L’autovalutazione non deve rimanere separata dalla normale operatività dell’intermediario, ma anzi deve entrare all’interno della vita quotidiana dell’azienda. Per fare ciò, da un lato i risultati riguardanti l’esposizione dell’intermediario ai rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo devono entrare all’interno delle valutazioni svolte ogniqualvolta sia necessario prendere decisioni inerenti a nuove opportunità di sviluppo, dall’altro è necessario rendere edotto e consapevole tutto il personale riguardo all’importanza del processo di autovalutazione e ai risultati specifici che esso genera.
Infine, relativamente alle Società facenti parte di un gruppo, viene richiesto agli intermediari di basarsi su tassonomie comuni e su un’architettura dei dati integrata e documentata a livello consolidato, mentre ricade sulla Capogruppo la responsabilità riguardo al coordinamento efficace degli esercizi condotti da tutte le società del gruppo, finalizzato ad assicurare coerenza nella rappresentazione dei fenomeni tra le diverse entità, linee di attività e ambiti di operatività coinvolti.